Les meilleurs outils
pour un télétravail efficace

Temps de Lecture : 10 Min

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La situation actuelle avec le COVID-19 oblige un grand nombre d’entreprises à modifier leurs méthodes de travail, passez au corona-working à la maison. 
Aujourd’hui, il existe beaucoup d’outils disponibles pour faciliter le télétravail. Nous avons listé pour vous ceux qui nous paraissent être les plus pertinents. 

 Le fonctionnement de notre agence est déjà pensé pour du télétravail puisque toute l’équipe travaille déjà de chez soi. De cette manière, nous n’avons pas de frais de structure et nous pouvons ainsi vous proposer des tarifs concurrentiels pour tous vos projets de site internet, boutique en ligne, mais également pour tous vos projets visant à améliorer la communication et la visibilité de votre entreprise.  

Vous trouverez donc dans cette liste, uniquement des outils testés et/ou approuvés par les BigOrNot.

De quoi avons-nous besoin pour travailler à distance de manière efficace ?  
C’est simple, nous avons besoin de communiquer, d’échanger des documents et de nous organiser.

1 – Communiquer en interne

La communication en interne est essentielle pour réussir une collaboration à distance. Heureusement, nous avons à disposition d’excellents outils pour nous aider dans ce domaine. Chacun a ses avantages et ses inconvénients.

Slack est une plateforme collaborative sur ordinateur et smartphone. Chaque entreprise peut créer un groupe privé sur Slack, et y inviter tout ou une partie de ses employés, qui peuvent ainsi discuter entre eux. L’offre gratuite limite la visualisation des messages aux 10 000 derniers. Avec les conversations instantanées classées par « chaînes », la communication se fluidifie, il est possible d’interagir en temps réel, tout en s’adressant uniquement aux personnes concernées, au contraire de l’e-mail.

Avec le succès de Slack, Microsoft a souhaité apporter sa pierre à l’édifice en proposant à son tour une plateforme du même genre. Ce produit à l’avantage d’intégrer One Drive directement dans l’application ce qui facilite grandement le partage et l’édition de fichiers entre collaborateurs au sein de la plateforme. Dans sa version gratuite, la limite de stockage de Microsoft Teams est de 2Go. Avec cet outil, il est possible d’organiser facilement des réunions ( vocal et/ou visuel ). Il est même possible de partager son écran avec ses interlocuteurs. 

Discord est le choix des BigOrNot. Il est à l’origine un outil pensé pour le jeu vidéo en ligne. Il permet aux joueurs d’une même partie de discuter entre eux à l’oral. S’il reste très prisé par la communauté des joueurs, Discord a muté au fil des années en une sorte de réseau social, permettant de communiquer aussi bien par la voix que par l’écrit. Comme pour Slack et Teams, il est possible de créer des “Channels”, de faire des réunions ( vocal / visio ), et de partager son écran. L’avantage par rapport à ses concurrents, est que dans sa version gratuite, il n’y a pas de limite de messages et pas de limite de stockage. Seul l’envoi de fichiers est restreint à 8Mo. Cette restriction n’impacte pas trop la collaboration puisque la plupart des fichiers échangés entre collaborateurs sont des documents courants tels que des fichiers Word, Excel ou bien des images. Pour l’envoi de plus gros fichiers, vous pouvez utiliser les solutions citées plus bas dans cet article. 

2– Communiquer avec les clients

Continuer de se voir quand on travaille de manière distante est parfois nécessaire pour rencontrer ses clients et le partage d’écran s’avère très pratique quand il s’agit d’échanger sur un travail en cours.  

On ne présente plus Skype. Cet outil présent depuis 2003 vous permet de faire des appels en visioconférence jusqu’à 50 personnes. Il est même possible d’obtenir un numéro de téléphone commençant par 09 vous permettant ainsi d’avoir l’équivalent d’une nouvelle ligne fixe chez vous (très pratique quand on veut séparer le professionnel et le personnel) , et surtout de pouvoir répondre à vos appels depuis n’importe où, directement depuis vos ordinateurs, tablettes et smartphones. Depuis avril 2020, il est même possible d’organiser des visioconférences sans avoir besoin de s’inscrire ni même télécharger une application.

Infomaniak Meet est une application de vidéoconférence qui permet de créer, en quelques secondes, une réunion vidéo au cours de laquelle vous pourrez voir vos collègues, envoyer des messages textuels, mais aussi partager l’affichage du bureau et des applications de votre PC. Sans inscription, sans limite d’utilisateurs et surtout 100% gratuit. Les appels sont chiffrés et les données transitent uniquement par leurs datacenters en Suisse.

Google est arrivé tardivement sur le marché des appels vidéo, mais propose aujourd’hui une solution pratique qui permet de passer facilement des appels vidéo avec un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Les conversations peuvent inclure un maximum de 12 personnes. Il est doté d’une petite fonctionnalité sympa qui vous offre la possibilité de laisser un message vidéo à votre correspondant dans le cas où celui-ci n’a pas répondu à votre appel.

Nous étions obligés de vous parler de Facetime. Le produit Apple qui a démocratisé les appels vidéo sur téléphone. Avec cette application il est possible de faire des appels de groupe jusqu’à 32 personnes. Le seul inconvénient réside dans sa non-compatibilité avec les appareils qui ne sont pas estampillés Apple.  

3 – Collaborer sur des documents

Le télétravail nous conduit parfois à travailler à plusieurs sur un même document, que ce soit avec nos collaborateurs ou avec nos clients pour avancer sur un cahier des charges par exemple.

Cet outil mis à disposition par Microsoft permet de modifier des documents Word, Excel ou encore Powerpoint à plusieurs et en ligne de manière gratuite. L’avantage est qu’il est 100% compatible avec les fichiers délivrés par la suite office et offre les mêmes fonctionnalités que les versions logiciel. 

Concurrent direct d’Office en ligne, Google propose aussi une solution permettant l’édition collaborative de documents avec ses propres formats de documents. Mais soyez rassurés, il est également possible d’enregistrer une version de votre travail dans un format compatible avec la suite office. 

NextCloud est une alternative Open source des offres précédentes, il faudra toutefois avoir quelques notions pour installer cette solution sur votre propre serveur d’hébergement. Le gros avantage c’est que vos fichiers sont stockés sur vos serveurs et non sur ceux de l’un des géants. L’inconvénient c’est que la gestion des documents partagés est moins performante voir impossible selon les formats.

4 – Envoyer de gros fichiers

Parfois, le partage de documents de gros volume est inévitable. Il existe pour cela des solutions très simples et efficaces.  

Créé par l’hébergeur Suisse Infomaniak, il permet le partage de documents jusqu’à 50 Go, de protéger ses fichiers par mots de passe et de définir au besoin une date d’expiration. Vos fichiers sont conservés pendant 30 jours. Swisstransfer est une offre 100% gratuite et sans inscription.

L’alternative fournie par Firefox qui autorise jusqu’à 1Go sans créer de compte et 2.5Go avec un compte. Les fichiers sont conservés pendant une période de 7 jours.  

Le plus populaire des outils de partage de gros fichiers, il permet de partager des documents jusqu’à 2Go dans son offre gratuite et 20Go en premium. La protection par mot de passe n’est disponible que dans l’offre payante malheureusement. 

5 – Organiser ses tâches

Pour être au summum de l’efficacité, il faut être un maximum organisé, nous avons besoin d’un outil pour planifier, répartir les tâches entre collègues et avoir une vue rapide sur l’avancement d’un projet. 

 Avec ce dernier vous pouvez créer des listes et les partager. Chacun peut alors ajouter, modifier et supprimer des tâches. A chacune d’entre elles vous pouvez ajouter une description, attribuer une tâche à une personne, définir une échéance, un rappel, attacher un fichier ou encore ajouter une sous-tâche. C’est un outil de liste de tâche simple et efficace. C’est pour cela que nous aimons l’utiliser.

Asana un outil un peu plus avancé, il reprend les mêmes fonctionnalités que précédemment, mais avec plus d’options au niveau des sous-tâches. Ces dernières peuvent avoir les mêmes options que les tâches principales (commentaire, attribution à une personne, etc.). La visualisation peut avoir deux aspects différents, sous forme de listes ou sous forme de tuiles comme le fait son concurrent populaire, Trello.

Ce dernier est plus connu des développeurs informatiques, mais peut être largement utilisé de manière plus générale. On retrouve toutes les fonctionnalités désirées, mais avec une interface un peu plus complexe. Un des gros avantages est la gestion des rôles utilisateurs. Ajouter des permissions ou des restrictions d’actions peut s’avérer indispensable selon la taille de l’entreprise et le nombre d’utilisateurs sur cet outil. 

6 – Organiser son planning

Ce n’est pas parce que l’on ne peut pas sortir que l’on ne doit pas organiser de réunions. Et pour cela, que ce soit confinement à cause du coronavirus ou pas c’est souvent un casse-tête. Heureusement, il existe des solutions pour se simplifier la tâche. 

C’est l’une des manières la plus simple de planifier des réunions. Envoyez simplement des créneaux horaires à vos clients et ils définiront le moment qui leur convient le mieux. Et voilà, le tour est joué, pas besoin de 36 échanges d’emails. 

Dans le même principe que Doodle mais proposé par StrawPoll, cette solution à pour avantage de proposer également un système de sondage/vote afin de faciliter les prises de décision en interne ou avec un client final. 

On le connait en tant qu’agenda classique comme il en existe plein, chez Microsoft ou Apple par exemple. Mais l’avantage ici c’est qu’il permet d’inviter une personne sur une plage horaire donnée, l’interlocuteur reçoit alors une invitation par mail et n’a alors plus qu’à valider ou décliner l’invitation. Bien moins adapté que les solutions précédentes pour trouver un créneau commun, mais parfaitement intégré aux échanges emails pour ne pas s’égarer.

Voilà. Vous avez de quoi préparer au mieux votre télétravail. Gardez en tête que ce qui fonctionne pour nous, ne fonctionnera peut-être pas pour vous ou pour votre activité. Il existe encore beaucoup d’autres outils et nous sommes toujours curieux d’en découvrir de nouveaux. Si vous en utilisez un qui n’est pas mentionné ici et que vous pensez qu’il aurait une place légitime dans notre liste, n’hésitez pas à nous le partager sur nos différents réseaux sociaux, ou simplement en nous envoyant un petit message via notre formulaire contact.

#S’enSortirSansSortir #PrenezSoinDeVous  #KeepWorking

Mickaël Gutierrez

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